Encontrar formas de hacer las cosas más eficientemente se ha convertido en una necesidad, no importa cuál sea tu negocio o tu organización, y eso requiere herramientas para un aprendizaje y una mejora efectiva. “Lean” o “ligero” es un término general para encontrar formas de eliminar el desperdicio y aumentar la eficiencia. Aunque las metodologías ligeras se desarrollaron para entornos de manufactura, muchos principios ligeros pueden ser aplicados a cualquier tipo de organización o actividad; desde desarrollo de software hasta contabilidad o las tareas del hogar.

Los principios Lean se mencionaron por primera vez en el 2003, en el libro Lean Software Development: An Agile Toolkit, escrito por Mary y Tom Poppendiek. Y establecieron una serie de principios y herramientas que eran aplicables a cualquier tipo de proyecto:

Eliminar el desperdicio

en donde desperdicio significa cualquier cosa o actividad que no agregue valor.

Aprendizaje amplificado

crear herramientas y prácticas que permitan el aprendizaje en el caminio.

Decidir lo más tarde posible.

para evitar el retrabajo y cuando nos enfrentamos al cambio.

Entregar lo más pronto posible

para obtener retroalimentación y entregar el producto rápidamente.

Fortalecer al equipo

para que la gente que hace el trabajo encuentre la mejor forma de hacerlo.

Trabajar con integridad

Es mejor hacer las cosas bien a la primera, que arreglar lo problemas después.

Ver el todo

reconocer que todas las tareas del proyecto son parte de un sistema y se deben apoyar unas con otras.

Muchas personas familizarizadas con Lean ven esto como una caja de herramientas que contiene una variedad de ellas. Diferentes herramientas pueden aplicarse a diferentes actividades o procesos, o de acuerdo al problema que quiere resolverse. Es más, las herramientas Lean pueden adaptarse o modificarse muy fácilmente para adaptarse a necesidades específicas. Una de las herramientas Lean más útiles y populares es la conocida como kanban. En este caso, vamos a hablar de una de las derivaciones de kanban conocida como Método Kanban, desarrollado por David Anderson para el desarrollo de software, pero que puede aplicarse a una amplia variedad de situaciones.

¿Qué es el Método Kanban?

La mayoría de los proyectos pueden visualizarse como un proceso, una serie de pasos o actividades que buscan lograr algún resultado¹. En este sentido podemos clasificar a los proyectos como simples o complejos, individuales o por equipo, a corto, mediano o largo plazo. Incluso podemos dividir un proyecto en una serie de proyectos más pequeños.

El Método Kanban es una herramienta para administrar, visualizar y medir el flujo de materiales o información (o lo que sea) en un proceso. No contar con los materiales, o refacciones o un documento o información del cliente, en el momento en que se necesita puede causar retrasos y desperdicios. Por otro lado, tener demasiadas refacciones, meteria prima o trabajo en proceso también es una forma de desperdicio. El Método Kanban es una herramienta que sirve para descrubir y admnistrar un flujo óptimo de trabajo dentro de un sistema.

Hay cinco reglas básicas para implementar el Método Kanban:

Visualiza el flujo de trabajo

Una representación visual del trabajo te permite ver exactamente que tareas han paso de “sin hacer” a “bien hechas”. Entre más complejo sea un proceso, más útil e importante será visualizar el flujo de trabajo, pero el Kanban puede usarse incluso si hay solo unos cuantos pasos (por hacer, haciendo, hecho) o muchos (planeación, diseño, desarrollo, pruebas, implementación, integración, despliegue). Sin importar que tan grande sea un proyecto, crear un tablero Kanban te permitirá ver el estatus que guarda el trabajo de un solo vistazo.

Limita el Trabajo En Proceso (TEP)

Haz más haciendo menos. Puede parecer contraintuitivo, pero es una poderosa idea que ha sido probada una y otra vez. Existe un límite de cosas en las que puedes trabajar y hacerlas bien, y ese límite es menor de lo que podrías imaginarte. No importa si es un proyecto simple o complejo. No importa si tu equipo es grande o pequeño. Hay una cantidad óptima de trabajo que puede estar en proceso en un momento determinado sin sacrificar eficiencia. Por eso no es raro que a veces estemos tratando de hacer diez cosas al mismo tiempo te toma una semana; pero hacer solo dos cosas al mismo tiempo te lleva solo unas cuantas horas, y al final de la semana hiciste veinte. El medición del Kanban te permite encontrar ese número óptimo.

Medir y Mejorar el Flujo de Trabajo

La mejora debe basarse en objetivos medibles, y con el Kanban es lo mismo. Encontrar y aplicar buenas métricas es por lo general un paso un tanto complicado, pero unas cuantas mediciones automáticamente generadas por una aplicación como Kanbanery² pueden darte la información que necesitas para ajustar tu proceso a un flujo óptimo y maximizar la eficiencia.

Crea políticas explícitas

Debes ser claro acerca de lo qué haces y por qué lo haces. Escribe estas reglas, porque sin una comprensión común, es difícil ajustar y mejorar.

Mejora colaborativamente

Usa modelos y el método científico. Los modelos de pensamiento, como la Teoría de las Restricciones, permiten al equipo predecir el impacto de los cambios; y la predicción seguida de las pruebas son la clave del método científico.

Una de las mejores cosas del Método Kanban es que puedes aplicarlo a tus procesos actuales. Simplemente te ayudará a identificar formar de mejorar lo que estás haciendo actualmente, para que no tengas que empezar desde el principio. Sin cambios repentinos, no hay riesgo al aplicar el Método Kanban para mejorar las jornadas laborales.