C�mo ser Proactivo

Pasos

1. Revisa tus responsabilidades. Hazte las siguientes preguntas:
   • �Qu� clase de tareas hago regularmente? (en el trabajo, en la casa, en la escuela, etc.)
   • �Qu� clase de tareas vienen en grupos grandes?
   • �Qu� tareas necesitan que las atienda inmediatamente en cuanto se presentan?
2. Examina cr�ticamente como realizar esas tareas mas eficientemente. Antes de hacer las siguientes:
   • Crea un plan, procedimiento, lista de verificaci�n o rutina para realizar la tarea.
   • Solicita o delega a otros para realizar una tarea urgente o grande.
   • Recolecta toda la informaci�n necesaria para realizar una tarea, o si la informaci�n necesaria la proporciona otras personas, crea un programa, una lista de verificaci�n o un formulario para capturarla constantemente.
   • Busca pasos en el proceso que puedan ser eliminados, consolidados o acortados.
3. Trata de prevenir los problemas antes de que se presenten. Esto significa detener los problemas por adelantada para evitar que se vuelvan realidad.
4. Desarrolla una forma de pensar que busque solucionar los problemas en lugar de ignorarlos. As�, mira:
   • a. Define el problema (�Qu� es exactamente?)
   • b. Decide qu� necesita pasar para superar el problema y c�mo vas a hacerlos.
   • c. �Hazlo ya!
5. Col�ca y mant�n las tareas menos urgentes primero, las tareas diarias. Al hacerlo ya las habr�s acabado cuando lleguen las tareas urgentes y no tendr�s que preocuparte por ellas.
6. Identifica las tareas que son prioritarias y las que pueden esperar. Escribe tus tareas diarias en una lista que se llame “Lo que har�” y no “Por Hacer”. Marca cada tarea que termines. Mant�n esta lista a la mano para que dirija tus acciones. Si la lista se vuelve muy grande, revisa que estas haciendo para asegurarte que terminar�s las tareas de tu lista.
7. Elimina cualquier tarea que sea verdaderamente innecesaria. Algunas cosas que no necesites hacer o que no tengas que hacer tu. No pierdas tu tiempo en ellas y no permitas que un sentido de culpa te haga pensar que de alguna manera eres responsable por ellas. Debes ser implacable al establecer el valor de cada tarea.
8. Evalua tus procedimientos y procesos conforme los usas. �Qu� sirve y qu� no? Anota tus mejoras e incorpora estas mejoras durante cuando est�n calmadas las cosas. Descarta cualquiera que no funcione pero ten el cuidado de anotar cuando algo necesite afinarse y ajustes para que funcione.
9. Trata de anticipar tus necesidades. �Tu tareas urgentes son peri�dicas? �Hay actividades extras relacionadas con el d�a, la semana, el mes, el trimestre? �Puedes preparlas con anticipaci�n? Revisa y no tengas miedo de no saber. Una peque�a cantidad de estabilidad futura puede auto-generarse al planear por adelantado y estar listo para aquellas cosas que necesitas tener bajo control.
10. Anticipate a las cosas que necesitas saber. �Puedes aprender una nueva habilidad antes de tiempo? �Puedes aplicar una habilidad que ya tienes de una forma nueva? Observa las tendencias a tu alrededor; mantente al d�a leyendo y aprendiendo continuamente. La gente proactiva tiene �xito porque est�n inmersas en experiencia y entienden las lecciones del pasado.
11. Busca manera de automatizar las tareas rutinarias. Las computadoras pueden manipular datos de muchas maneras. Incluso tener una plantilla o un plan est�ndar puede ahorrarte tiempo. Si trabajas en equipo, delegar es una forma de automatizaci�n, si sabes que la mejor persona para hacer esa tarea lo har� autom�ticamente de la mejor manera posible, quit�ndola de la pila de “por hacer”. O sea, debes tener un sistema que mueva las tareas a donde est�n mejor situadas.

Recomendaciones

• Aunque pases tiempo planeando u organizandote no es tiempo que pases necesariamente en una tarea, un poco de planeaci�n puede ahorrarte un mont�n de tiempo. No lo pases por alto con la excusa que es tiempo perdido; lamentar�s no tener un plan mas adelante y de verdad ser� tiempo perdido regresar por el camino ya andado.
• Lo opuesto a ser proactivo es ser reactivo. Si te la pasas “apagando fuegos”, o reaccionando ante problemas que ya reventaron, entonces debes echar una ojeada para ver que est� mal.
• Al�jate de internet.

Advertencias

• No planeas tanto que te impida actuar (par�lisis por an�lisis). Un plan plan no necesita ser herm�tico, solo indicativo y motiviante. Siempre puedes regresar a lo de antes y empezar de nuevo. No existe la perfecci�n y tratar de alcanzarla al comienzo de un plan es un esfuerzo perdido.
• Solo es posible anticiparse hasta cierto punto, asi que prep�rate tambi�n para ser reactivo si ocurre algo inesperado. La flexibilidad es la clave para ser una persona proactiva. Ser proactivo significa anticiparse y preparse para todos los resultados posibles, no controlar el futuro.